Dalam arbitrase ICC, setelah pengiriman file kasus oleh Sekretariat ICC ke majelis arbitrase (Artikel 16 Peraturan Arbitrase ICC), tugas pertama untuk majelis arbitrase adalah menyusun Kerangka Acuan.

Berdasarkan Artikel 23(1) Peraturan Arbitrase ICC, Ketentuan Referensi sesuai dengan dokumen yang menyediakan kerangka kerja untuk seluruh arbitrase “berdasarkan dokumen atau di hadapan para pihak dan berdasarkan kiriman terbaru mereka.”

Persiapannya mengikuti logika kolaboratif antara para pihak dan majelis arbitrase, meskipun, selalu di bawah pengawasan majelis arbitrase. Partisipasi aktif Para Pihak dan keterbukaan terhadap konsensus adalah, karena itu, penting.

Sangat disesalkan bahwa pihak-pihak terkadang mengambil persiapan Kerangka Acuan untuk medan perang. Seperti yang diungkapkan dalam Panduan Sekretariat untuk Arbitrase ICC, "Sperilaku semacam itu umumnya tidak beralasan karena posisi para pihak biasanya dapat dilindungi oleh reservasi atau peringatan yang sesuai.”[1] Juga, majelis arbitrase harus berhati-hati tentang sifat konsensual dari Ketentuan Referensi dan “hindari hanya memaksakan dan mendorong melalui ide-idenya sendiri di mana sebuah partai mengungkapkan keprihatinan yang tulus atau keberatan yang dibenarkan. Agak, ia harus berupaya membangun konsensus di antara semua yang terlibat melalui persuasi dan / atau mengadaptasi rancangan dengan cara yang menghilangkan unsur-unsur yang kontroversial atau mengklarifikasi bahwa mereka akan diputuskan dalam arbitrase..”[2]

Isi dari Ketentuan Referensi

Meskipun Peraturan Arbitrase ICC tidak memerlukan formulir khusus untuk Ketentuan Referensi, mereka memaksakan serangkaian informasi yang perlu ditangani di sini. Informasi wajib ini tercantum dalam Artikel 23(1) Peraturan Arbitrase ICC sebagai berikut:

1. Sebuah) nama-nama lengkap, deskripsi, alamat dan detail kontak lainnya dari masing-masing pihak dan siapa pun(S) mewakili pihak dalam arbitrase;
2. B) alamat di mana pemberitahuan dan komunikasi yang timbul selama arbitrase dapat dibuat;
3. C) ringkasan klaim masing-masing pihak dan bantuan yang diminta oleh masing-masing pihak, bersama dengan jumlah klaim yang diukur dan, sejauh mungkin, estimasi nilai moneter dari klaim lain;
4. D) kecuali majelis arbitrase menganggapnya tidak pantas, daftar masalah yang harus ditentukan;
5. e) nama-nama lengkap, alamat dan detail kontak lainnya dari masing-masing arbiter;
6. f) tempat arbitrase; dan
7. g) keterangan dari aturan prosedural yang berlaku dan, jika demikian halnya, merujuk pada kekuasaan yang diberikan pada majelis arbitrase untuk bertindak sebagai komposer yang ramahatau untuk memutuskan , Serta kebaikan.

Sebagai tambahan, para pihak dan majelis arbitrase dapat memasukkan informasi tambahan. Informasi tambahan disarankan dalam Panduan Sekretariat untuk Arbitrase ICC[3] adalah sebagai berikut:

• ringkasan sejarah prosedural hingga saat ini;
• setiap masalah lain yang berkaitan dengan konstitusi majelis arbitrase dan rujukan ke perjanjian apa pun antara para pihak mengenai hal itu, seperti kesepakatan tentang proses pemilihan presiden pengadilan arbitrase beranggotakan tiga orang;
• jika tidak tercantum dalam klausul arbitrase, merujuk pada persetujuan para pihak selanjutnya tentang bahasa arbitrase, tempat arbitrase, dan masalah prosedural lainnya;
• kutipan dari seluruh perjanjian arbitrase dan klausa pilihan hukum, jika ada;
• indikasi eksplisit dari versi Peraturan yang berlaku.

Batas waktu, Tanda Tangan Ketentuan Referensi dan Persetujuannya oleh Pengadilan ICC

Berdasarkan Artikel 23(2) Peraturan Arbitrase ICC, Kerangka Acuan harus diselesaikan di dalam 30 hari sejak tanggal pengiriman Sekretariat ICC ke pengadilan arbitrase dari file kasus.

Dari perspektif praktis, Sekretariat ICC “surat pengantar yang dikirim bersama file kasus akan mengingatkan majelis arbitrase bahwa batas waktu dimulai pada tanggal tersebut. Dalam praktek, Pengadilan tidak memerlukan Kerangka Acuan yang telah ditandatangani untuk dikirimkan kepadanya dalam batas waktu tersebut, tetapi menganggap tenggat waktu telah dipenuhi setelah semua pihak dan arbiter menandatangani dokumen tersebut., bahkan jika Sekretariat belum menerima yang asli saat itu.”[4]

Setelah selesai, untuk mengkonfirmasi sifat kolaboratif dari Ketentuan Referensi, Artikel 23(2) Peraturan Arbitrase ICC menetapkan bahwa mereka harus ditandatangani oleh para pihak dan majelis arbitrase. Setelah tanda tangan, mereka dikirim ke Pengadilan ICC untuk persetujuan. Persetujuan tersebut memicu dimulainya batas waktu enam bulan default di bawah Artikel 31(1) Peraturan Arbitrase ICC untuk mengeluarkan penghargaan akhir.

Amandemen Ketentuan Referensi dan Klaim Baru

Peraturan ICC tidak mengatur amandemen dari Kerangka Acuan karena semua perubahan signifikan yang mungkin terjadi dalam proses arbitrase dapat direkam melalui pertukaran korespondensi yang sederhana:

Peraturan tidak menyebutkan apakah dan dalam keadaan apa Kerangka Acuan dapat diubah. Sekretariat biasanya berpendapat bahwa amandemen jarang terjadi, jika pernah, dibutuhkan. Jika ada perubahan signifikan dalam prosedur atau ruang lingkup klaim dan masalah yang harus ditangani dalam arbitrase, perubahan itu dapat dicatat hanya melalui pertukaran korespondensi atau dengan perintah dari majelis arbitrase.[5]

Bahkan, sesuai dengan Pasal 23(4) Peraturan Arbitrase ICC, setelah Ketentuan Referensi ditandatangani atau disetujui oleh Pengadilan ICC, “tidak ada pihak yang akan membuat klaim baru yang berada di luar batas Kerangka Acuan kecuali telah diizinkan untuk melakukannya oleh majelis arbitrase, yang akan mempertimbangkan sifat klaim baru tersebut, tahap arbitrase dan keadaan terkait lainnya.”

Dalam hal ini, Panduan Sekretariat lebih lanjut menjelaskan bahwa “jika majelis arbitrase telah memutuskan untuk mengotorisasi pencantuman klaim baru [...], keputusan itu hanya dapat direkam dalam urutan prosedural atau korespondensi tanpa perlu mengubah Ketentuan Referensi, kecuali hukum di tempat arbitrase mensyaratkan sebaliknya. Setiap perubahan tersebut juga harus dicatat dalam ringkasan prosedur yang termasuk dalam putusan pengadilan arbitrase berikutnya dalam kasus ini.”[6]

Zuzana Vysudilova, Aceris Law LLC

[1] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hal. 241, kan 3-831.

[2] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hal. 241, kan 3-831.

[3] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hlm. 248-249, kan 3-859.

[4] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hal. 251, kan 3-871.

[5] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hlm. 252-253, kan 3-877.

[6] J. Menggoreng, S. Greenberg, F. Mazza, Panduan Sekretariat untuk Arbitrasi ICC (2012), hal. 253, kan 3-878.