Le udienze sono parte integrante della maggior parte degli arbitrati. Forniscono a ciascuna parte l'opportunità di presentare il proprio caso direttamente davanti al tribunale arbitrale e possono essere fondamentali per l'esito finale. tuttavia, la loro importanza li rende anche una procedura scoraggiante e complessa. Questa nota esamina alcuni degli elementi più importanti da aspettarsi da un'udienza arbitrale.
Posizione dell'udito
Il luogo fisico dell'udienza arbitrale sarà solitamente determinato dal tribunale arbitrale. Per esempio, Articolo 26(1) del 2021 Regolamento arbitrale della Camera di commercio internazionale prevede che "il tribunale arbitrale, dare ragionevole preavviso, convoca le parti ad apparire dinanzi ad esso il giorno e nel luogo da essa fissato."
I tribunali arbitrali hanno generalmente anche il potere di determinare se a l'udienza sarà remota o di persona. Questo è un fattore importante nel determinare cosa aspettarsi da un'udienza arbitrale.
Fondamentalmente, la sede dell'udienza arbitrale non ha alcuna influenza sulla sede dell'arbitrato, cioè, la giurisdizione che determina il diritto procedurale di una causa (il la decisione legge). Per esempio, Articolo 16.3 delle regole di arbitrato della LCIA 2020 stabilisce che se la sede dell'udienza non è nella stessa giurisdizione della sede dell'arbitrato, “l'arbitrato sarà comunque trattato a tutti gli effetti come un arbitrato condotto presso la sede arbitrale e qualsiasi ordinanza o lodo sarà emesso presso tale sede."
Illustrare, un arbitrato con sede in Inghilterra e Galles (che di solito sarà determinato nella convenzione arbitrale) può contenere un'udienza tenutasi a New York, senza pregiudicare il fatto che all'arbitrato si applica il diritto procedurale inglese e gallese.
Accordi per l'udienza
Una volta che il tribunale arbitrale ha deciso la sede, è responsabilità delle parti conferire tra loro e organizzare l'udienza e tutti gli aspetti logistici necessari.
Nel caso di un'udienza fisica, la cosa più ovvia da fare è prenotare (e pagare) un luogo in cui tenere l'udienza. Alcune istituzioni arbitrali forniscono aule di udienza designate per gli arbitrati, come quello della Camera di Commercio Internazionale Centro dell'udito a Parigi o presso il Centro internazionale di risoluzione delle controversie sale uditive a Londra. Sale conferenze per uso generale, come quelli che si trovano negli alberghi, possono anche essere opzioni interessanti. Generalmente è meno costoso avere udienze interamente virtuali piuttosto che udienze fisiche. Si prevede che entrambe le parti condivideranno le spese dell'udienza.
Le parti devono anche assumere stenografi, e se una controversia coinvolge più di una lingua, potrebbero aver bisogno di trovare interpreti (e se deve essere utilizzata l'interpretazione simultanea, bisognerà predisporre anche l'attrezzatura necessaria). Finalmente, le parti devono prevedere una serie di spese varie, come le spese di catering, e il viaggio, alloggio, e le spese di soggiorno del tribunale arbitrale, testimoni ed esperti.
Anche gli istituti arbitrali possono fornire vari gradi di assistenza nell'organizzazione dell'udienza. Il Centro internazionale per la risoluzione delle controversie in materia di investimenti, per esempio, può fornire ai giornalisti, traduttori, e interpreti, se necessario.
Requisiti pre-udienza
I tribunali arbitrali in genere tengono conferenze sulla gestione dei casi pre-udienza poco prima di un'udienza per discutere la logistica, se verrà seguito un approccio basato sull'orologio degli scacchi per quanto riguarda il tempo assegnato ad entrambe le parti e il calendario delle udienze.
inoltre, alle parti verrà spesso richiesto di fornire al tribunale arbitrale fascicoli uditivi indicizzati contenenti tutte le memorie e i documenti precedenti. Questi pacchetti possono essere fisici e/o digitali e possono essere preparati dalle parti individualmente o insieme. Alle parti viene spesso chiesto anche di preparare a la persona del dramma, un documento che elenca le persone e le entità chiave coinvolte nel caso, insieme ai rispettivi ruoli, titoli, o relazioni. Spesso viene loro chiesto anche di preparare un elenco concordato di questioni su cui dovrà decidere il tribunale arbitrale.
L'udienza
Le udienze arbitrali sono simili alle udienze in tribunale, sebbene tendano ad essere più flessibili e meno formali. Questa flessibilità significa che non esiste un'unica procedura di udienza da seguire in tutti gli arbitrati. Anziché, si tratta delle regole dell'istituto arbitrale e delle decisioni del tribunale arbitrale.
Tuttavia, un'udienza arbitrale consisterà tipicamente delle seguenti quattro fasi:
- Dichiarazioni di apertura: Le parti presenteranno innanzitutto una panoramica del loro caso, spesso con una presentazione di supporto che dimostra le prove su cui fanno affidamento. È normale che il ricorrente agisca per primo.
- Esami testimoni: Ciascuna parte avrà quindi l'opportunità di esaminare i propri testimoni di fatto e di controinterrogare gli altri testimoni di fatto, se ce ne sono. Ancora, è normale che i testimoni del ricorrente vengano esaminati per primi.
- Esami esperti: Se una delle parti si basa su prove di esperti, quindi avranno tipicamente l'opportunità di esaminare i propri esperti e di interrogare eventuali altri. Gli esperti vengono generalmente esaminati in seguito alle testimonianze.
- Dichiarazioni conclusive: Le parti concluderanno riassumendo le loro ragioni, tipicamente attingendo agli eventi dell'udienza in qualche modo per enfatizzare i loro punti.
tuttavia, questi passaggi non sono fissi. Non è raro, per esempio, di rinunciare alle memorie conclusive in favore delle memorie post-udienza, un ultimo ciclo di comunicazioni scritte.
Ad ogni fase di un'udienza arbitrale, il ricorrente in genere andrà per primo come parte in movimento. In determinate circostanze, il tribunale arbitrale può decidere che sia opportuno che il convenuto proceda per primo. Anche un stenografo seguirà l'udienza e preparerà la trascrizione. Spesso, questa trascrizione viene generata simultaneamente.
È inoltre prassi comune che gli arbitri pongano domande dopo uno qualsiasi dei passaggi precedenti, né alle parti, i loro testimoni, o i loro esperti. In generale, gli arbitri con esperienza nel diritto civile tenderanno ad apparire più curiosi e a porre più domande, mentre gli arbitri delle giurisdizioni di common law tenderanno a porre maggiore enfasi sulle memorie delle parti.
Procedura post-udienza
Dopo un'udienza, la trascrizione sarà fornita alle parti. Le parti sono libere di apportare correzioni ma, se non riescono a mettersi d'accordo su di essi, il tribunale arbitrale ha l’ultima parola. Il tribunale arbitrale può anche registrare l'arbitrato e mettere tale registrazione a disposizione dei partecipanti.
Le udienze sono solitamente l'ultimo passo importante di un arbitrato. Salvo che non vi siano altri cicli di memorie previsti dal calendario procedurale dell'arbitrato, le parti presenteranno quindi le rispettive conclusioni sulle spese, in cui spiegano i costi sostenuti nell'arbitrato e spesso spiegano come dovrebbero essere ripartiti i costi totali dell'arbitrato tra le parti. Alle parti può anche essere data la possibilità di rispondere alle reciproche osservazioni sulle spese.
Poi, il tribunale arbitrale dichiarerà chiuso l'arbitrato e si concentrerà sul suo compito più importante: redazione del lodo arbitrale.