Klijenti mogu smanjiti troškove međunarodne arbitraže na mnogo načina, od kojih su neke izravno pod nadzorom stranaka u sporu, poput izbora pravnog savjeta. Mnogi drugi su izravno pod nadzorom pravnika i arbitara, nad kojima klijent nema direktnu kontrolu, ali može posredno utjecati putem svog pravnog savjeta.
Dolji popis objašnjava kako klijenti mogu smanjiti troškove međunarodne arbitraže, organizirani u smislu vjerojatne veličine utjecaja na smanjenje njihovih ukupnih pravnih izdataka.
- Pokušaj rješavanja spora ako je moguće. Ako se spor može riješiti po poštenim uvjetima, obje će strane očito drastično smanjiti svoje pravne rashode. Trebali bi to pokušati kad god je to moguće.
- Da biste riješili svoj spor, osigurajte samo arbitra, a ne tri. Na taj će se način otprilike smanjiti iznos koji se plaća arbitrima 2/3. Dok arbitri snose samo mali dio troškova međunarodne arbitraže, ne treba imati tri arbitra za međunarodne arbitraže koje nisu složene.
- Koristite iskusne i isplativi pravnici. Ankete to pokazuju 74% utvrđeno je da se stranački troškovi u bilo kojoj arbitraži mogu pripisati pravnim pristojbama. Kako pravne takse predstavljaju ogromnu većinu troškova međunarodne arbitraže, smanjenje ove glave troškova će, matematički govornog područja, daleko najveći utjecaj na njegovo smanjenje. Klijenti bi trebali aktivno uspoređivati vrijednost pravnih usluga koje nude više odvjetničke tvrtke prije zadržavanja arbitražnog pravnog savjeta. Također bi trebali inzistirati na tome da se prije formalnog sudjelovanja u zakonskom zastupanju uvede maksimalna granica pravnih pristojbi, što će klijentu omogućiti da sazna stvarne troškove međunarodne arbitraže koje će platiti unaprijed. Klijenti također mogu tražiti ograničenje u svakoj fazi međunarodne arbitraže, i trebali bi osigurati da odvjetnici imaju značajno prethodno iskustvo u arbitražama, jer su postupci vrlo različiti od sudskih postupaka. Specijalizirane tvrtke za arbitražu kao što su Aceris Law koje naplaćuju konkurentnije pravne takse mogu se koristiti za spuštanje ove glave troškova.
- Koristiti brze arbitražne klauzule u ugovorima čija je ukupna vrijednost USD 500,000 ili manje. Stranke manjih ugovora trebale bi upotrebljavati brze arbitražne klauzule koje ograničavaju vrijeme i proceduralne mehanizme dostupne objema stranama’ odvjetnik ako nastane pravni spor. Pravila arbitraže za brze postupke osmišljena su tako da omoguće brz arbitražu i mogu uključivati odredbe koje ograničavaju trajanje spora. Stranke se također mogu dogovoriti o brzoj arbitraži nakon što je došlo do spora, iako je to teže.
- Razmislite o korištenju treće strane davatelji sredstava da platim za tvoj slučaj. Financijski izvori trećih strana pokrivat će se do 100% troškova bilo kojeg slučaja. Postoji značajan nedostatak, međutim, naime, oni će zadržati veliki postotak ukupnog iznosa koji ste stvarno dodijelili. To je također dugotrajan proces dobivanja sredstava treće strane u svim osim najvećim slučajevima. Umjesto alternativnog financiranja od treće strane, tražite od svog pravnog savjetnika da vaš slučaj preuzme u cjelini ili djelomično, iako arbitražni odvjetnici u određenim jurisdikcijama mogu imati ograničenja koja im postavljaju pravila o odvjetništvu s obzirom na to jesu li moguće naknade za uspjeh.
- Naglasite važnost izbjegavanja bifurkacije arbitražnog postupka vašem branitelju, osim ako to zaista neće ograničiti broj pravnih pitanja o kojima će se odlučiti.. Prečesto, bifurkacija ili trifurkacija međunarodne arbitraže rezultira dodatnim troškovima arbitražnog postupka, u stvarnosti osiguravajući to umjesto arbitražnog postupka, umjesto njega odvijaju se dvije ili tri arbitraže sličnog trajanja. Bifurkaciju treba uvijek izbjegavati, osim ako ne postoji realna mogućnost da će podjela arbitražnog postupka na odvojene dijelove rezultirati troškovno učinkovitijim postupkom..
- Potaknite svog odvjetnika da odabere ekonomične stručnjake. Poput pravnika, stope koje naplaćuju kvantni stručnjaci, i neki pravni stručnjaci, znatno variraju, često s malo povezanosti s vrijednošću usluga koje pružaju. Trošak kvantnih stručnjaka kreće se i do više stotina tisuća USD ili više. Potaknite svog odvjetnika da kupuje oko kvantnih stručnjaka visoke vrijednosti i da vam pruži više citata za njihove usluge, tako da možete odabrati onaj koji je visoko kvalificiran, ali ujedno i isplativ. Ako je kvantni ili pravni stručnjak nepotreban za vaš slučaj, nemojte ga koristiti.
- Pregledajte arbitražni sporazum sa protivnom strankom kada je arbitraža nastala. Ništa ne sprečava stranke da revidiraju uvjete svog arbitražnog sporazuma nakon što pokrene arbitražni postupak ili kad se čini da može doći do spora.. Da biste smanjili troškove, na primjer, dvije stranke mogu se dogovoriti o imenovanju samo arbitra, a ne troje arbitra kako se to zahtijeva arbitražnim sporazumom.
- Ako je saslušanje nepotrebno, predložite svom odvjetniku da ne bude saslušanja ili da usmeno ročište bude ograničeno u trajanju. U međunarodnom arbitražnom postupku nije potrebno usmeno ročište, a svaki dan usmene rasprave znatno povećava troškove. To se može ograničiti dogovorom stranaka.
- Zatražite ograničenje u pogledu izrade dokumenata ili uopće ne izradu dokumenata. Troškovi izrade dokumenata mogu se svladati izvan kontrole, što rezultira otkrićem u američkom stilu koje znatno i nepotrebno povećava pravne takse. Neka vaš pravni savjetnik na početku slučaja predloži ograničenje izrade dokumenata, osim ako iskreno mislite da protivna strana posjeduje dokumente koji mogu imati utjecaja na ishod vašeg slučaja. Kad je predviđena izrada dokumenata, moglo bi biti korisno sugerirati da se poštuju korisni propisi IBA-e o prikupljanju dokaza u međunarodnoj arbitraži.
- Potičite ograničenja na duljinu pismenih predaja. Postalo je prečesto da bi se pravni podnesci u međunarodnoj arbitraži mogli pokretati na više stotina stranica. Dok pravni savjetnici tuženih koji su suočeni s nizom pravnih argumenata tužitelja podnositelja zahtjeva možda nemaju drugog izbora nego odgovoriti na opsežne podneske opsežnim podnescima., takve dugotrajne prijave često su nepotrebne. Da bi se izbjegla prijetnja od prekomjernog plasiranja, stranke se mogu zajednički dogovoriti o ograničenju broja stranica po predaji, na primjer da 100 stranica po predaji, na početku slučaja.
- Ograničite broj krugova pisanih prijava. Iako je u obje strane korisno imati dva kruga podnesaka, više krugova pismenih predaja rijetko je potrebno.
- Osigurajte da vaš odvjetnik izbjegava nepotrebnu prepisku. Ako prepiska vašeg odvjetnika ne služi svrsi, možda nema potrebe da se to šalje. Podsjetite svog arbitražnog odvjetnika na ovo da izbjegnete prijetnju prekomjernim bjekstvom.
- Odaberite iskusne međunarodne arbitre. Baš kao i neiskusni pravnici, neiskusni međunarodni arbitri možda neće uspjeti osigurati da arbitražni postupak ostane na tragu. Daleko gore, mogu izvršiti proceduralnu grešku koja dopušta poništavanje arbitražne presude nakon što je izrečena. Klijent bi trebao odabrati arbitra koji ima veliku stručnost u međunarodnoj arbitraži i ima dobre vještine upravljanja slučajevima. Dodatni prijedlozi u vezi s odabirom arbitara, kao i alate za njihovo pronalaženje, su dostupno na ovoj web stranici.
- Osigurajte da vaš pravni savjetnik ima moderan i organiziran sustav za preuzimanje dokumenata i pomozite svom pravnom savjetniku pružanjem najrelevantnijih dokumenata s jasnim objašnjenjima njihove važnosti. To će ograničiti vrijeme koje vam je potreban arbitražni savjet da pronađe i pregleda dokumente.
- Ohrabrite arbitra i protivne stranke da pristanu na kratka i realna vremenska razdoblja. Što duže daju arbitra ili stranke, dulje će trajati arbitraža i više će se pravnih naknada i ostalih troškova prikupljati. To možete ograničiti podsticanjem žurnih vremenskih ograničenja.
- Neka arbitražne klauzule budu jednostavne. Složene arbitražne klauzule mogu izazvati složene bitke oko jurisdikcije koje bi bile nepotrebne pri pravilnom sastavljanju. Pravnici ili interni zastupnici koji sastavljaju arbitražne klauzule trebaju ih činiti kratkim i što jednostavnijim.
- Koristiti modelne klauzule velike međunarodne arbitražne institucije kad je to moguće, poput onih iz ICC, LCIA, SCC, ICDR, SIAC ili HKIAC. Ove su klauzule dobro napisane i postoji znatna sudska praksa koja opravdava njihovu pravnu valjanost. Tako ćete izbjeći nepotrebne pravne sukobe oko nadležnosti.
- Izbjegavajte u arbitraža kad je to moguće. Dok u arbitraža kao što je UNCITRAL arbitraža može biti u redu, obično je bolje imati a dobro poznata arbitražna institucija nadziranje postupka kako bi se osiguralo njegovo praćenje i da arbitri rade na najbolji mogući način i ispunjavaju rokove. Administrativni troškovi koji se plaćaju takvim arbitražnim institucijama vrlo su mali postotak ukupnih troškova bilo koje arbitraže, i vjerojatno će se isplatiti u odnosu na ukupnu isplativost arbitražnog postupka.
- Namjestiti rokove arbitrima za donošenje konačne presude. To može potaknuti arbitra da radi na učinkovitiji način, iako rok ne bi trebao biti tako kratak da bi arbitri donijeli slabu presudu koja bi se mogla poništiti u budućnosti.
- Odaberite arbitre s dovoljno vremena za pravilno obavljanje svog posla. Neki su arbitri prezauzeti da pomno prate slučaj i osiguraju da postupak ostane na tragu. Odaberite onoga koji ima na raspolaganju dovoljno vremena.
- Pokušajte se složiti s neugodnom stranom o korištenju jednog jezika za svaki slučaj. Arbitraže na dva jezika povećavaju vrijeme i troškove određenog slučaja.
- Predsjedavajući ili predsjednik trebaju biti ovlašteni sam donositi procesne odluke u slučajevima s tri arbitra. Time će se osigurati da nema zastoja na razini arbitražnog suda.
- Zatražite sastanke putem videokonferencije. Danas, mnogi pravnici i arbitri imaju pristup opremi za videokonferencije. Ako ih nema, neki se sastanci još uvijek mogu održati putem besplatnih rješenja za videokonferencije. Završna saslušanja mogu se održati čak i putem videokonferencije, iako je to rijetko s obzirom na sve osim najmanjih sporova.
- Potaknite pravnog zastupnika da slučaj objavi što je moguće potpunije na početku postupka. To obično ograničava opseg argumenata koji se navode u slučaju, što rezultira učinkovitijim i, prema tome, jeftinijim postupcima.
- Potaknite da se tiskane kopije svede na minimum. Većina dokumenata danas se može pohraniti u elektroničkom obliku. Korištenje elektroničkih dokumenata i e-pošte za razmjenu smanjit će vaše ukupne troškove.
- Pristanite na nesvjerene prijevode. U međunarodnoj je arbitraži uobičajeno složiti se da prijevodi ne moraju biti ovjereni ukoliko nisu sporni u međunarodnoj arbitraži. To znatno smanjuje troškove u slučajevima s mnogim dokumentima.
- Ograničite broj svjedoka. To smanjuje troškove vezane uz svjedoke i trošak njihovog prebacivanja na posljednje ročište.
- Ograničite broj razmjena izjava svjedoka. Često, potrebna je samo jedna razmjena izjava svjedoka. Kako pravnici u međunarodnoj arbitraži mogu potrošiti značajnu količinu vremena osiguravajući da su izjave svjedoka točne, ograničenja u broju krugova izjava svjedoka smanjit će pravne troškove klijenta.
- Odaberite najbolju lokaciju za saslušanja. U međunarodnoj arbitraži, saslušanja se mogu održati bilo gdje u svijetu, bez obzira na sjedište arbitraže. Treba odabrati najprikladnije mjesto za sve stranke kako bi se troškovi sveli na najmanju moguću mjeru.
- Razmislite o odustajanju od podneskova nakon saslušanja. Ako su nepotrebni, zatražite da vaš pravni savjetnik sugerira da ih se izbjegava.
Kao daleko najveći trošak u bilo kojoj arbitraži su troškovi pravnog savjeta, osiguravanje pravnog zastupanja visoke vrijednosti s odgovarajućim ograničenjem pravnih naknada trebalo bi biti prioritet za klijenta kako bi osigurali da njegovi pravni izdaci ostanu predvidljivi i pod nadzorom.
The Izvješće Arbitražne komisije ICC-a o tehnikama nadzora vremena i troškova u arbitražnom postupku ima dodatne savjete o kontroli vremena i troškova međunarodnih arbitraža.