Ada banyak cara bagi klien untuk meminimalkan biaya arbitrase internasional, beberapa di antaranya berada langsung di bawah kendali para pihak yang bersengketa, seperti pemilihan penasihat hukum. Banyak orang lain langsung di bawah kendali pengacara dan arbiter, dimana klien tidak memiliki kontrol langsung, tetapi dapat mempengaruhi secara tidak langsung melalui penasihat hukumnya.
Daftar di bawah ini menjelaskan bagaimana klien dapat mengurangi biaya arbitrase internasional, terorganisir dalam hal besarnya kemungkinan dampak pada pengurangan pengeluaran hukum mereka secara keseluruhan.
- Berusahalah untuk menyelesaikan perselisihan jika memungkinkan. Jika perselisihan dapat diselesaikan dengan persyaratan yang adil, kedua belah pihak jelas akan mengurangi pengeluaran hukum mereka secara dramatis. Mereka harus berusaha melakukannya kapan pun memungkinkan.
- Berikan arbiter tunggal daripada tiga arbiter untuk menyelesaikan perselisihan Anda. Ini akan mengurangi jumlah yang dibayar untuk arbiter sekitar 2/3. Sementara arbitrator hanya bertanggung jawab atas sebagian kecil dari biaya arbitrase internasional, tidak perlu memiliki tiga arbiter untuk arbitrase internasional yang tidak kompleks.
- Gunakan berpengalaman dan pengacara yang hemat biaya. Survei menunjukkan itu 74% dari biaya pihak dalam arbitrase yang diberikan telah ditemukan disebabkan oleh biaya hukum. Sebagai biaya hukum, sebagian besar biaya arbitrase internasional, pengurangan dalam biaya kepala ini akan, berbahasa matematis, sejauh ini memiliki dampak terbesar pada pengurangannya. Klien harus secara aktif membandingkan nilai layanan hukum yang ditawarkan oleh banyak firma hukum sebelum mempertahankan penasihat hukum arbitrase. Mereka juga harus menegaskan bahwa batasan maksimum atas biaya hukum harus ada sebelum secara resmi melibatkan perwakilan hukum, yang akan memungkinkan klien untuk mengetahui biaya sebenarnya dari arbitrase internasional yang akan dia bayar di muka. Klien juga dapat meminta batasan pada setiap tahap arbitrase internasional, dan mereka harus memastikan bahwa pengacara memiliki pengalaman arbitrase yang signifikan sebelumnya, karena prosedurnya sangat berbeda dari proses pengadilan. Firma hukum arbitrase khusus seperti Hukum Aceris yang mengenakan biaya hukum yang lebih kompetitif dapat digunakan untuk menurunkan biaya ini.
- Menggunakan klausa arbitrase jalur cepat dalam kontrak yang nilai totalnya adalah USD 500,000 atau kurang. Para pihak dalam kontrak yang lebih kecil harus menggunakan klausul arbitrase jalur cepat yang membatasi waktu dan mekanisme prosedural yang tersedia untuk digunakan oleh kedua belah pihak’ penasihat hukum jika terjadi perselisihan hukum. Aturan arbitrase jalur cepat dirancang untuk memungkinkan arbitrase untuk melanjutkan dengan cepat dan dapat mencakup ketentuan yang membatasi durasi sengketa. Para pihak juga dapat menyetujui arbitrase jalur cepat setelah perselisihan muncul, walaupun ini lebih sulit.
- Pertimbangkan untuk menggunakan penyandang dana pihak ketiga untuk membayar kasus Anda. Pemberi dana pihak ketiga akan mencakup hingga 100% dari biaya dari setiap kasus yang diberikan. Ada kekurangan yang cukup besar, namun, yaitu bahwa mereka akan menyimpan persentase besar dari jumlah total yang sebenarnya Anda dapatkan. Ini juga merupakan proses yang sangat memakan waktu untuk mendapatkan dana pihak ketiga dalam semua kasus kecuali yang terbesar. Alternatif untuk pendanaan pihak ketiga adalah meminta penasihat hukum Anda untuk mengambil kasus Anda dengan biaya keberhasilan penuh atau sebagian, meskipun pengacara arbitrase di yurisdiksi tertentu mungkin memiliki batasan yang diberlakukan oleh aturan bar mereka sehubungan dengan apakah biaya keberhasilan mungkin.
- Tekankan pentingnya menghindari percabangan proses arbitrase ke penasihat hukum Anda kecuali jika itu benar-benar akan membatasi jumlah masalah hukum yang akan diputuskan.. Terlalu sering, bifurkasi atau trifurkasi arbitrase internasional menghasilkan biaya tambahan untuk proses arbitrase, berlaku memastikan bahwa alih-alih satu arbitrase mengambil tempat, dua atau tiga arbitrase dengan durasi yang sama terjadi sebagai gantinya. Bifurkasi harus selalu dihindari kecuali ada kemungkinan nyata bahwa pemisahan prosedur arbitrase menjadi bagian-bagian yang terpisah akan menghasilkan proses yang lebih hemat biaya..
- Dorong pengacara Anda untuk memilih ahli yang hemat biaya. Seperti pengacara, tarif yang dibebankan oleh para ahli kuantum, dan beberapa ahli hukum, sangat bervariasi, seringkali dengan sedikit korelasi dengan nilai layanan yang mereka berikan. Biaya pakar kuantum sering mencapai ratusan ribu USD atau lebih. Dorong pengacara Anda untuk mencari-cari ahli kuantum bernilai tinggi dan memberi Anda beberapa kutipan untuk layanan mereka, sehingga Anda dapat memilih satu yang sangat berkualitas tetapi juga hemat biaya. Jika ahli kuantum atau ahli hukum tidak diperlukan untuk kasus Anda, maka jangan gunakan.
- Merevisi perjanjian arbitrase dengan pihak lawan ketika arbitrase telah muncul. Tidak ada yang mencegah pihak dari merevisi ketentuan perjanjian arbitrase mereka setelah proses arbitrase dimulai atau ketika tampaknya sengketa dapat muncul. Untuk mengurangi biaya, contohnya, dua pihak dapat menyetujui tentang penunjukan arbiter tunggal dan bukan tiga arbiter sebagaimana diminta dalam perjanjian arbitrase.
- Jika sidang tidak perlu, sarankan kepada pengacara Anda bahwa tidak ada sidang atau bahwa sidang lisan dibatasi durasinya. Sidang lisan tidak diperlukan dalam proses arbitrase internasional, dan setiap hari audiensi lisan meningkatkan biaya. Ini dapat dibatasi oleh persetujuan para pihak.
- Meminta batasan dalam hal produksi dokumen atau tidak ada produksi dokumen sama sekali. Biaya produksi dokumen dapat lepas kendali, menghasilkan penemuan gaya A.S. yang meningkatkan biaya hukum secara signifikan dan tidak perlu. Mintalah penasihat hukum Anda menyarankan pembatasan pembuatan dokumen pada awal suatu kasus, kecuali Anda dengan jujur berpikir bahwa pihak yang merugikan memiliki dokumen yang dimilikinya yang dapat berdampak pada hasil kasus Anda. Ketika produksi dokumen disediakan untuk, mungkin berguna untuk menyarankan bahwa Aturan IBA yang berguna tentang Pengambilan Bukti dalam Arbitrase Internasional harus diikuti.
- Dorong batasan untuk panjang pengiriman tertulis. Sudah terlalu umum untuk pengiriman hukum dalam arbitrase internasional untuk dijalankan hingga ratusan halaman. Sementara penasihat hukum terdakwa menghadapi rentetan argumen hukum oleh pengacara Pemohon mungkin tidak punya pilihan selain menanggapi pengajuan yang banyak dengan pengajuan yang banyak, pengiriman yang panjang seperti itu seringkali tidak perlu. Untuk menghindari ancaman overlawyering, para pihak dapat secara bersama-sama menyetujui batasan jumlah halaman per pengiriman, misalnya untuk 100 halaman per pengiriman, pada awal suatu kasus.
- Batasi jumlah putaran pengiriman tertulis. Meskipun sering bermanfaat bagi kedua belah pihak untuk memiliki dua putaran pengiriman, lebih banyak putaran pengiriman tertulis jarang diperlukan.
- Pastikan pengacara Anda menghindari korespondensi yang tidak perlu. Jika korespondensi oleh pengacara Anda tidak ada gunanya, mungkin tidak perlu dikirim. Ingatkan pengacara arbitrase Anda tentang ini untuk menghindari ancaman overlawyering.
- Pilih arbiter internasional yang berpengalaman. Sama seperti pengacara yang tidak berpengalaman, Para arbiter internasional yang tidak berpengalaman mungkin gagal memastikan bahwa prosedur arbitrase tetap pada jalurnya. Jauh lebih buruk, mereka dapat membuat kesalahan prosedural yang memungkinkan putusan arbitrase dibatalkan setelah diberikan. Seorang klien harus memilih seorang arbiter yang sangat paham tentang arbitrase internasional dan memiliki keterampilan manajemen kasus yang baik. Saran tambahan mengenai arbiter mana yang harus dipilih, serta alat untuk menemukannya, adalah tersedia di situs web ini.
- Pastikan penasihat hukum Anda memiliki sistem modern dan terorganisir untuk mengambil dokumen dan membantu penasihat hukum Anda dengan memberikan dokumen yang paling relevan dengan penjelasan yang jelas tentang relevansinya. Ini akan membatasi waktu yang dibutuhkan penasihat arbitrase Anda untuk menemukan dan meninjau dokumen.
- Dorong arbiter dan pihak yang merugikan untuk menyetujui periode waktu yang singkat dan realistis. Semakin lama arbiter atau para pihak diberikan, semakin lama arbitrasi akan berlangsung dan semakin banyak biaya hukum dan biaya lainnya akan terus bertambah. Anda dapat membatasi ini dengan mendorong batas waktu cepat.
- Buat klausul arbitrase sederhana. Klausul arbitrase yang kompleks dapat menyebabkan pertempuran yurisdiksi yang kompleks yang seharusnya tidak perlu dengan penyusunan yang tepat. Pengacara atau penasihat hukum yang merancang klausul arbitrase harus membuat mereka singkat dan sesederhana mungkin.
- Menggunakan model klausul lembaga arbitrase internasional utama bila memungkinkan, seperti yang dari ICC, LCIA, SCC, ICDR, SIAC atau HKIAC. Klausul model ini ditulis dengan baik dan ada banyak yurisprudensi yang membenarkan keabsahan hukumnya. Ini akan menghindari pertikaian hukum yang tidak perlu atas yurisdiksi.
- Menghindari untuk arbitrasi bila memungkinkan. Sementara untuk arbitrase seperti arbitrase UNCITRAL bisa baik-baik saja, biasanya lebih baik memiliki lembaga arbitrase terkenal mengawasi prosedur untuk memastikan bahwa ia tetap berada di jalurnya dan bahwa para arbiter bekerja sebaik mungkin dan memenuhi tenggat waktu. Biaya administrasi yang dibayarkan kepada lembaga arbitrase semacam itu adalah persentase yang sangat kecil dari keseluruhan biaya arbitrase yang diberikan, dan mereka cenderung membayar sendiri dalam hal efektivitas biaya keseluruhan proses arbitrase.
- Menerapkan batas waktu pada arbiter untuk memberikan penghargaan akhir. Ini dapat mendorong arbiter untuk bekerja dengan cara yang lebih efisien, meskipun batas waktu tidak boleh terlalu pendek sehingga arbiter memberikan penghargaan buruk yang dapat dibatalkan di masa depan.
- Pilih arbiter dengan waktu yang cukup tersedia untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Beberapa arbiter terlalu sibuk untuk mengikuti kasus dengan seksama dan untuk memastikan bahwa prosedur tetap pada jalurnya. Pilih orang yang memiliki waktu yang cukup.
- Cobalah untuk setuju dengan pihak yang merugikan menggunakan satu bahasa per kasus. Arbitrase dalam dua bahasa meningkatkan waktu dan biaya dari suatu kasus.
- Ketua atau Presiden harus diberdayakan untuk mengambil keputusan prosedural sendirian dalam kasus dengan tiga arbiter. Ini akan memastikan bahwa tidak ada kemacetan di tingkat majelis arbitrase.
- Minta pertemuan dilakukan melalui konferensi video. Hari ini, banyak pengacara dan arbiter memiliki akses ke peralatan konferensi video. Jika tidak, beberapa pertemuan masih dapat dilakukan melalui solusi konferensi video gratis. Sidang akhir bahkan dapat dilakukan melalui konferensi video, meskipun ini jarang terjadi sehubungan dengan semua kecuali yang terkecil dari perselisihan.
- Dorong penasihat hukum untuk menetapkan kasus semaksimal mungkin pada awal persidangan. Ini biasanya akan membatasi ruang lingkup argumen yang dimunculkan dalam kasus ini, menghasilkan proses yang lebih efisien dan karenanya lebih murah.
- Dorong menjaga salinan keras seminimal mungkin. Sebagian besar dokumen dapat disimpan secara elektronik hari ini. Menggunakan dokumen elektronik dan email untuk pertukaran akan mengurangi biaya keseluruhan Anda.
- Setuju untuk terjemahan yang tidak bersertifikat. Adalah umum dalam arbitrase internasional untuk menyetujui bahwa terjemahan tidak perlu disertifikasi kecuali mereka dalam perselisihan dalam arbitrase internasional. Ini sangat mengurangi biaya dalam kasus dengan banyak dokumen.
- Batasi jumlah saksi. Ini mengurangi biaya terkait saksi dan biaya menerbangkannya ke sidang akhir.
- Batasi jumlah pertukaran pernyataan saksi. Sering, hanya diperlukan satu pertukaran pernyataan saksi. Karena pengacara dalam arbitrase internasional dapat menghabiskan banyak waktu untuk memastikan bahwa pernyataan saksi akurat, pembatasan jumlah putaran pernyataan saksi akan mengurangi biaya hukum klien.
- Pilih lokasi terbaik untuk audiensi. Dalam arbitrase internasional, audiensi dapat diadakan di mana saja di dunia, terlepas dari kursi hukum arbitrase. Tempat yang paling nyaman untuk semua pihak harus dipilih untuk meminimalkan biaya.
- Pertimbangkan untuk meninggalkan brief pasca-sidang. Jika mereka tidak perlu, meminta agar penasihat hukum Anda menyarankan agar mereka dihindari.
Sejauh ini, pengeluaran terbesar dalam arbitrase adalah biaya penasihat hukum, memastikan perwakilan hukum bernilai tinggi dengan batasan yang sesuai pada biaya hukum harus menjadi prioritas bagi klien untuk memastikan bahwa pengeluaran hukumnya tetap dapat diprediksi dan terkendali.
Itu Laporan Komisi Arbitrase ICC tentang Teknik untuk Mengontrol Waktu dan Biaya dalam Arbitrase memiliki saran tambahan untuk mengendalikan waktu dan biaya arbitrase internasional.