Có nhiều cách để khách hàng giảm thiểu chi phí trọng tài quốc tế, một số trong đó trực tiếp dưới sự kiểm soát của các bên tranh chấp, chẳng hạn như lựa chọn tư vấn pháp lý. Nhiều người khác trực tiếp chịu sự kiểm soát của luật sư và trọng tài, khách hàng không có quyền kiểm soát trực tiếp, nhưng có thể ảnh hưởng gián tiếp thông qua tư vấn pháp lý của người đó.
Danh sách dưới đây giải thích cách khách hàng có thể giảm chi phí trọng tài quốc tế, được tổ chức theo mức độ có thể xảy ra của tác động đối với việc giảm chi tiêu pháp lý chung của họ.
- Cố gắng giải quyết tranh chấp nếu có thể. Nếu tranh chấp có thể được giải quyết trên các điều khoản công bằng, cả hai bên rõ ràng sẽ giảm đáng kể chi tiêu pháp lý của họ. Họ nên cố gắng làm như vậy bất cứ khi nào có thể.
- Cung cấp cho một trọng tài viên duy nhất chứ không phải ba trọng tài viên để giải quyết tranh chấp của bạn. Điều này sẽ giảm số tiền được trả cho trọng tài viên khoảng 2/3. Trong khi trọng tài chỉ chiếm một phần nhỏ trong chi phí trọng tài quốc tế, không cần có ba trọng tài viên cho trọng tài quốc tế không phức tạp.
- Sử dụng có kinh nghiệm và luật sư hiệu quả. Khảo sát cho thấy 74% chi phí của bên trong bất kỳ trọng tài nhất định đã được tìm thấy là do phí pháp lý. Vì phí pháp lý chiếm phần lớn chi phí trọng tài quốc tế, giảm chi phí này sẽ, nói toán học, cho đến nay tác động lớn nhất đến việc giảm nó. Khách hàng nên chủ động so sánh giá trị của các dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi nhiều công ty luật trước khi giữ lại tư vấn pháp lý trọng tài. Họ cũng nên nhấn mạnh rằng phải có giới hạn tối đa về phí pháp lý trước khi đại diện chính thức tham gia pháp lý, điều này sẽ cho phép khách hàng biết chi phí thực sự của trọng tài quốc tế mà họ sẽ trả trước. Khách hàng cũng có thể yêu cầu giới hạn trong mọi giai đoạn của trọng tài quốc tế, và họ cần đảm bảo rằng luật sư có kinh nghiệm trọng tài trước đó, vì thủ tục rất khác so với thủ tục tố tụng tại tòa án. Các công ty luật trọng tài chuyên ngành như Luật Aceris tính phí pháp lý cạnh tranh hơn có thể được sử dụng để hạ thấp chi phí này.
- Sử dụng điều khoản trọng tài theo dõi nhanh trong các hợp đồng có tổng giá trị là USD 500,000 hoặc ít hơn. Các bên tham gia hợp đồng nhỏ hơn nên sử dụng các điều khoản trọng tài theo dõi nhanh nhằm hạn chế thời gian và cơ chế tố tụng có sẵn được sử dụng bởi cả hai bên’ tư vấn nên phát sinh tranh chấp pháp lý. Các quy tắc trọng tài theo dõi nhanh được thiết kế để cho phép trọng tài tiến hành nhanh chóng và có thể bao gồm các điều khoản giới hạn thời gian tranh chấp. Các bên cũng có thể thỏa thuận về trọng tài theo dõi nhanh sau khi có tranh chấp xảy ra, mặc dù điều này là khó khăn hơn.
- Cân nhắc sử dụng nhà tài trợ bên thứ ba trả tiền cho trường hợp của bạn. Các nhà tài trợ bên thứ ba sẽ chi trả cho 100% chi phí của bất kỳ trường hợp nào. Có một nhược điểm đáng kể, Tuy nhiên, cụ thể là họ sẽ giữ một tỷ lệ lớn trong tổng số tiền bạn thực sự được trao. Đây cũng là một quá trình rất tốn thời gian để có được tài trợ của bên thứ ba trong tất cả các trường hợp ngoại trừ những trường hợp lớn nhất. Một thay thế cho tài trợ của bên thứ ba là yêu cầu cố vấn pháp lý của bạn đưa vụ việc của bạn vào một khoản phí thành công toàn bộ hoặc một phần, mặc dù luật sư trọng tài ở một số khu vực pháp lý nhất định có thể có những hạn chế được áp đặt bởi các quy tắc luật của họ liên quan đến việc liệu phí thành công có khả thi hay không.
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tránh phân chia trọng tài tiến hành cho luật sư của bạn trừ khi nó thực sự sẽ hạn chế số lượng các vấn đề pháp lý được quyết định. Quá thường xuyên, phân chia hoặc phân chia trọng tài quốc tế dẫn đến chi phí bổ sung cho thủ tục tố tụng trọng tài, có hiệu lực đảm bảo rằng thay vì đặt một trọng tài, hai hoặc ba trọng tài có thời hạn tương tự diễn ra thay cho nó. Phải luôn luôn tránh phân nhánh trừ khi có khả năng thực sự là tách thủ tục trọng tài thành các phần riêng biệt sẽ dẫn đến một thủ tục hiệu quả hơn về chi phí.
- Khuyến khích luật sư của bạn chọn các chuyên gia hiệu quả về chi phí. Giống như luật sư, tỷ lệ được tính bởi các chuyên gia lượng tử, và một số chuyên gia pháp lý, thay đổi đáng kể, thường có ít tương quan với giá trị của các dịch vụ họ cung cấp. Chi phí của các chuyên gia lượng tử thường xuyên lên tới hàng trăm ngàn USD trở lên. Khuyến khích luật sư của bạn mua sắm xung quanh các chuyên gia lượng tử có giá trị cao và cung cấp cho bạn nhiều trích dẫn cho các dịch vụ của họ, để bạn có thể chọn một trong đó có trình độ cao nhưng cũng hiệu quả về chi phí. Nếu một chuyên gia lượng tử hoặc chuyên gia pháp lý là không cần thiết cho trường hợp của bạn thì không sử dụng.
- Sửa đổi thỏa thuận trọng tài với bên đối lập khi có trọng tài phát sinh. Không có gì ngăn cản các bên sửa đổi các điều khoản của thỏa thuận trọng tài của họ sau khi một thủ tục tố tụng trọng tài đã bắt đầu hoặc khi có vẻ như tranh chấp có thể xảy ra. Để giảm chi phí, ví dụ, hai bên có thể đồng ý về việc chỉ định trọng tài viên duy nhất thay vì ba trọng tài viên như đã kêu gọi trong một thỏa thuận trọng tài.
- Nếu một buổi điều trần là không cần thiết, đề nghị với luật sư của bạn rằng không có phiên điều trần hoặc phiên điều trần bằng miệng bị hạn chế trong thời gian. Một phiên điều trần bằng miệng là không cần thiết trong tố tụng trọng tài quốc tế, và mỗi ngày điều trần bằng miệng làm tăng chi phí đáng kể. Điều này có thể được giới hạn bởi sự thỏa thuận của các bên.
- Yêu cầu giới hạn về sản xuất tài liệu hoặc không sản xuất tài liệu nào cả. Chi phí sản xuất tài liệu có thể vượt khỏi tầm kiểm soát, dẫn đến khám phá theo kiểu Hoa Kỳ làm tăng đáng kể phí pháp lý và không cần thiết. Có luật sư của bạn đề nghị giới hạn sản xuất tài liệu ngay từ đầu vụ án, trừ khi bạn thành thật nghĩ rằng bên bất lợi có tài liệu thuộc quyền sở hữu có thể có tác động đến kết quả của vụ kiện của bạn. Khi sản xuất tài liệu được cung cấp cho, có thể hữu ích khi đề xuất rằng các Quy tắc IBA hữu ích về việc lấy bằng chứng trong Trọng tài quốc tế phải được tuân theo.
- Khuyến khích các giới hạn về thời lượng đệ trình bằng văn bản. Nó đã trở nên quá phổ biến đối với các đệ trình pháp lý trong trọng tài quốc tế để chạy đến nhiều hàng trăm trang. Trong khi luật sư của các bị cáo đối mặt với một loạt các tranh luận pháp lý của các luật sư của Nguyên đơn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả lời các bản đệ trình đồ sộ với các bản đệ trình đồ sộ, đệ trình dài như vậy thường không cần thiết. Để tránh các mối đe dọa chồng chéo, các bên có thể cùng đồng ý giới hạn số lượng trang trên mỗi lần gửi, ví dụ để 100 trang mỗi lần gửi, ngay từ đầu của một vụ án.
- Giới hạn số vòng gửi bài. Mặc dù nó thường hữu ích cho cả hai bên để có hai vòng đệ trình, nhiều vòng đệ trình bằng văn bản hiếm khi cần thiết.
- Đảm bảo rằng luật sư của bạn tránh sự tương ứng không cần thiết. Nếu thư từ của luật sư của bạn không phục vụ mục đích, có thể không cần gửi nó. Nhắc nhở luật sư trọng tài của bạn về điều này để tránh mối đe dọa chồng chéo.
- Chọn trọng tài quốc tế có kinh nghiệm. Cũng giống như luật sư thiếu kinh nghiệm, trọng tài quốc tế thiếu kinh nghiệm có thể không đảm bảo rằng một thủ tục trọng tài vẫn đi đúng hướng. Tệ hơn nhiều, họ có thể phạm sai lầm về thủ tục cho phép phán quyết trọng tài bị đảo ngược sau khi nó được đưa ra. Khách hàng nên chọn một trọng tài viên có kiến thức cao về trọng tài quốc tế và có kỹ năng quản lý hồ sơ tốt. Các đề xuất bổ sung liên quan đến trọng tài nào sẽ được chọn, cũng như các công cụ để tìm thấy chúng, Chúng tôi có sẵn trên trang web này.
- Đảm bảo tư vấn pháp lý của bạn có một hệ thống hiện đại và có tổ chức để truy xuất tài liệu và giúp tư vấn pháp lý của bạn bằng cách cung cấp các tài liệu phù hợp nhất với các giải thích rõ ràng về mức độ liên quan của chúng. Điều này sẽ giới hạn thời gian tư vấn trọng tài của bạn để tìm và xem xét tài liệu.
- Khuyến khích trọng tài và bên bất lợi đồng ý với các khoảng thời gian ngắn và thực tế. Trọng tài hoặc các bên được đưa ra càng lâu, trọng tài sẽ kéo dài hơn và chi phí pháp lý và các chi phí khác sẽ tiếp tục tích lũy. Bạn có thể hạn chế điều này bằng cách khuyến khích giới hạn thời gian nhanh.
- Giữ các điều khoản trọng tài đơn giản. Các điều khoản trọng tài phức tạp có thể gây ra các trận chiến tài phán phức tạp mà không cần thiết với việc soạn thảo thích hợp. Luật sư hoặc các điều khoản soạn thảo luật sư trong nhà nên giữ cho chúng ngắn gọn và đơn giản nhất có thể.
- Sử dụng các điều khoản mẫu của một tổ chức trọng tài quốc tế lớn khi có thể, chẳng hạn như những ICC, LCIA ·, SCC, ICDR, SIAC hoặc là Hkiac ·. Những điều khoản mẫu này được viết tốt và có luật pháp đáng kể chứng minh giá trị pháp lý của chúng. Điều này sẽ tránh các cuộc đụng độ pháp lý không cần thiết đối với quyền tài phán.
- Tránh đến phân xử khi có thể. Trong khi đến trọng tài như trọng tài UNCITRAL có thể ổn, thường là tốt hơn để có một tổ chức trọng tài nổi tiếng giám sát thủ tục để đảm bảo rằng nó đi đúng hướng và các trọng tài viên đang làm việc hết khả năng và đáp ứng thời hạn. Các chi phí hành chính được trả cho các tổ chức trọng tài như vậy là một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng chi phí của bất kỳ trọng tài nào., và họ có khả năng tự trả nhiều hơn về hiệu quả chi phí chung của quá trình tố tụng trọng tài.
- Áp đặt giới hạn thời gian cho các trọng tài để đưa ra giải thưởng cuối cùng. Điều này có thể khuyến khích trọng tài làm việc theo cách hiệu quả hơn, mặc dù giới hạn thời gian không nên ngắn đến mức các trọng tài viên đưa ra một giải thưởng kém có thể bị hủy bỏ trong tương lai.
- Chọn trọng tài có đủ thời gian có sẵn để thực hiện công việc của họ đúng cách. Một số trọng tài viên quá bận rộn để theo dõi một trường hợp chặt chẽ và để đảm bảo rằng thủ tục vẫn đi đúng hướng. Chọn một người có đủ thời gian có sẵn.
- Cố gắng đồng ý với bên bất lợi về việc sử dụng một ngôn ngữ cho mỗi trường hợp. Trọng tài trong hai ngôn ngữ làm tăng thời gian và chi phí của một trường hợp cụ thể.
- Chủ tịch hoặc Chủ tịch cần được trao quyền để đưa ra các quyết định tố tụng một mình trong trường hợp có ba trọng tài. Điều này sẽ đảm bảo rằng không có sự tắc nghẽn ở cấp ủy ban trọng tài.
- Yêu cầu các cuộc họp diễn ra qua cầu truyền hình. Hôm nay, nhiều luật sư và trọng tài viên có quyền truy cập vào thiết bị hội nghị truyền hình. Nếu họ không, một số cuộc họp vẫn có thể diễn ra thông qua các giải pháp hội nghị truyền hình miễn phí. Phiên điều trần cuối cùng thậm chí có thể diễn ra qua cầu truyền hình, mặc dù điều này là hiếm đối với tất cả nhưng tranh chấp nhỏ nhất.
- Khuyến khích luật sư tư vấn để đưa ra vụ kiện một cách đầy đủ nhất có thể ngay từ đầu quá trình tố tụng. Điều này thường sẽ giới hạn phạm vi của các đối số được nêu ra trong trường hợp, dẫn đến thủ tục tố tụng hiệu quả hơn và do đó ít tốn kém hơn.
- Khuyến khích giữ các bản sao cứng ở mức tối thiểu. Hầu hết các tài liệu có thể được lưu trữ điện tử ngày hôm nay. Sử dụng tài liệu điện tử và e-mail để trao đổi sẽ giảm chi phí chung của bạn.
- Đồng ý về các bản dịch không được chứng nhận. Thông thường trong trọng tài quốc tế đồng ý rằng các bản dịch không cần phải được chứng nhận trừ khi chúng có tranh chấp trong trọng tài quốc tế. Điều này giúp giảm chi phí đáng kể trong trường hợp có nhiều tài liệu.
- Giới hạn số lượng nhân chứng. Điều này giúp giảm chi phí liên quan đến nhân chứng và chi phí đưa họ đến phiên điều trần cuối cùng.
- Hạn chế số lượng trao đổi lời khai nhân chứng. Thường, chỉ một lần trao đổi lời khai nhân chứng là bắt buộc. Vì luật sư trong trọng tài quốc tế có thể dành một lượng thời gian đáng kể để đảm bảo rằng các tuyên bố của nhân chứng là chính xác, những hạn chế về số vòng tuyên bố nhân chứng sẽ làm giảm chi phí pháp lý của khách hàng.
- Chọn địa điểm tốt nhất cho phiên điều trần. Trong trọng tài quốc tế, phiên điều trần có thể được tổ chức ở bất cứ đâu trên thế giới, bất kể trọng tài pháp lý của trọng tài. Nơi thuận tiện nhất cho tất cả các bên nên được chọn để giảm thiểu chi phí.
- Xem xét từ bỏ tóm tắt sau khi nghe. Nếu họ không cần thiết, yêu cầu tư vấn pháp lý của bạn đề nghị rằng họ nên tránh.
Cho đến nay, chi phí lớn nhất trong bất kỳ trọng tài nào là chi phí tư vấn pháp lý, đảm bảo đại diện pháp lý có giá trị cao với giới hạn phù hợp về phí pháp lý phải là ưu tiên hàng đầu của khách hàng để đảm bảo rằng chi tiêu hợp pháp của nó vẫn có thể dự đoán và trong tầm kiểm soát.
Các Báo cáo của Ủy ban Trọng tài ICC về Kỹ thuật kiểm soát thời gian và chi phí trong Trọng tài có thêm lời khuyên về việc kiểm soát thời gian và chi phí của trọng tài quốc tế.