Il existe de nombreuses façons pour les clients de minimiser le coût de l'arbitrage international, dont certains sont directement sous le contrôle des parties à un différend, comme la sélection d'un conseiller juridique. Beaucoup d'autres sont directement sous le contrôle d'avocats et d'arbitres, sur lequel le client n'a aucun contrôle direct, mais peut influencer indirectement par le biais de son conseiller juridique.
La liste ci-dessous explique comment les clients peuvent réduire le coût de l'arbitrage international, organisés en fonction de l'ampleur probable de l'impact sur la réduction de leurs dépenses juridiques globales.
- Tenter de régler le différend si possible. Si le différend peut être réglé dans des conditions équitables, les deux parties réduiront clairement leurs dépenses juridiques de façon spectaculaire. Ils devraient essayer de le faire chaque fois que cela est possible.
- Prévoir un arbitre unique plutôt que trois arbitres pour résoudre votre différend. Cela réduira le montant payé pour les arbitres d'environ 2/3. Alors que les arbitres ne représentent qu'une petite partie du coût de l'arbitrage international, il n'est pas nécessaire d'avoir trois arbitres pour les arbitrages internationaux qui ne sont pas complexes.
- Utilisez expérimenté et avocats rentables. Des enquêtes montrent que 74% des frais des parties dans un arbitrage donné sont imputables aux frais juridiques. Les frais de justice représentant la grande majorité du coût de l'arbitrage international, une réduction de cette charge, mathématiquement parlant, ont de loin le plus grand impact sur sa réduction. Les clients doivent comparer activement la valeur des services juridiques offerts par plusieurs cabinets d'avocats avant de retenir les services d'un arbitre. Ils devraient également insister pour qu'un plafond maximum sur les frais juridiques soit en place avant d'engager officiellement une représentation juridique, qui permettra au client de connaître le coût réel de l'arbitrage international qu'il ou elle paiera à l'avance. Les clients peuvent également demander des plafonds à chaque étape d'un arbitrage international, et ils devraient veiller à ce que les avocats aient une expérience préalable significative en arbitrage, car les procédures sont très différentes des procédures judiciaires. Des cabinets d'avocats spécialisés en arbitrage tels que Aceris Law, qui facturent des frais juridiques plus compétitifs, peuvent être utilisés pour réduire ce coût..
- Utilisation clauses d'arbitrage accélérées dans les contrats dont la valeur totale est USD 500,000 ou moins. Les parties à de petits contrats devraient utiliser des clauses d'arbitrage accélérées qui limitent le temps et les mécanismes procéduraux disponibles pour être utilisés par les deux parties’ conseil en cas de litige. Les règles d'arbitrage accélérées sont conçues pour permettre à un arbitrage de se dérouler rapidement et peuvent comprendre des dispositions limitant la durée d'un différend. Les parties peuvent également convenir d'un arbitrage accéléré après la naissance d'un différend, bien que ce soit plus difficile.
- Pensez à utiliser bailleurs de fonds tiers payer votre affaire. Les bailleurs de fonds tiers couvriront jusqu'à 100% des coûts d'une affaire donnée. Il y a un inconvénient considérable, toutefois, à savoir qu'ils garderont un grand pourcentage du montant total qui vous est réellement attribué. Il faut également beaucoup de temps pour obtenir un financement de tiers dans tous les cas sauf les plus importants.. Une alternative au financement par des tiers consiste à demander à votre conseiller juridique de prendre votre cas en charge des honoraires de réussite complets ou partiels, bien que les avocats d'arbitrage dans certaines juridictions puissent avoir des restrictions imposées par leurs règles du barreau quant à la possibilité de frais de réussite.
- Soulignez l'importance d'éviter la bifurcation de la procédure d'arbitrage à votre avocat, à moins que cela ne limite vraiment le nombre de questions juridiques à trancher. Beaucoup trop souvent, la bifurcation ou la trifurcation d'un arbitrage international entraîne des coûts supplémentaires pour une procédure arbitrale, garantissant qu’au lieu d’un seul arbitrage prenant, deux ou trois arbitrages de durée similaire ont lieu à sa place. La bifurcation doit toujours être évitée, sauf s'il existe une possibilité réelle que la scission de la procédure d'arbitrage en plusieurs parties aboutisse à une procédure plus rentable..
- Encouragez votre avocat à sélectionner des experts rentables. Comme des avocats, les tarifs pratiqués par les experts quantiques, et quelques experts juridiques, varier considérablement, souvent avec peu de corrélation avec la valeur des services qu'ils fournissent. Le coût des experts quantiques atteint souvent plusieurs centaines de milliers de dollars ou plus. Encouragez votre avocat à rechercher des experts quantiques de grande valeur et à vous fournir plusieurs devis pour leurs services, afin que vous puissiez en sélectionner un qui est hautement qualifié mais aussi rentable. Si un expert quantique ou un expert juridique n'est pas nécessaire pour votre cas, ne l'utilisez pas.
- Réviser la convention d'arbitrage avec la partie adverse lorsqu'un arbitrage a eu lieu. Rien n'empêche les parties de réviser les termes de leur convention d'arbitrage une fois qu'une procédure d'arbitrage a commencé ou lorsqu'il semble qu'un différend puisse survenir. Pour réduire les coûts, par exemple, deux parties peuvent s'entendre sur la nomination d'un arbitre unique plutôt que de trois arbitres comme le prévoit une convention d'arbitrage.
- Si une audience n'est pas nécessaire, suggérer à votre avocat qu'il n'y ait pas d'audience ou que l'audience soit de durée limitée. Une audience n'est pas requise dans les procédures d'arbitrage international, et chaque jour d'audience augmente considérablement les coûts. Cela peut être limité par l'accord des parties.
- Demander une limitation en termes de production de documents ou pas de production de documents du tout. Les coûts de production des documents peuvent devenir incontrôlables, résultant en une découverte de style américain qui augmente considérablement et inutilement les frais juridiques. Demandez à votre conseiller juridique de suggérer la limitation de la production de documents au début d'une affaire, sauf si vous pensez honnêtement que la partie adverse a en sa possession des documents qui peuvent avoir un impact sur l'issue de votre affaire. Lorsque la production de documents est prévue, il peut être utile de suggérer que les règles utiles de l'IBA sur l'obtention des preuves en arbitrage international soient suivies.
- Encourager les limitations de la longueur des soumissions écrites. Il est devenu beaucoup trop courant pour les soumissions légales dans l'arbitrage international de s'étendre sur plusieurs centaines de pages. Alors que le conseil juridique des défendeurs confrontés à un barrage d'arguments juridiques par les avocats du demandeur peut n'avoir d'autre choix que de répondre aux observations volumineuses par des observations volumineuses, de telles soumissions trop longues sont souvent inutiles. Pour éviter la menace de superposition, les parties peuvent convenir conjointement d'une limitation du nombre de pages par soumission, par exemple pour 100 pages par soumission, au début d'une affaire.
- Limiter le nombre de séries de soumissions écrites. S'il est souvent utile que les deux parties aient deux séries de communications, plus de séries de soumissions écrites sont rarement nécessaires.
- Assurez-vous que votre avocat évite toute correspondance inutile. Si la correspondance de votre avocat ne sert à rien, il peut ne pas être nécessaire de l'envoyer. Rappelez-le à votre avocat d'arbitrage pour éviter la menace de superposition.
- Sélectionner des arbitres internationaux expérimentés. Tout comme les avocats inexpérimentés, des arbitres internationaux inexpérimentés peuvent ne pas garantir qu'une procédure d'arbitrage reste sur la bonne voie. Bien pire, ils peuvent commettre une erreur de procédure qui permet d'annuler une sentence arbitrale après qu'elle a été rendue. Un client doit sélectionner un arbitre qui est très bien informé sur l'arbitrage international et possède de bonnes compétences en gestion de cas. Suggestions supplémentaires concernant les arbitres à sélectionner, ainsi que des outils pour les trouver, sont disponible sur ce site.
- Assurez-vous que votre conseiller juridique dispose d'un système moderne et organisé pour récupérer les documents et aidez votre conseiller juridique en fournissant les documents les plus pertinents avec des explications claires sur leur pertinence. Cela limitera le temps nécessaire à votre avocat d'arbitrage pour trouver et examiner des documents.
- Encourager l'arbitre et la partie adverse à convenir de délais courts et réalistes. Plus l'arbitre ou les parties ont de temps, plus un arbitrage prendra de temps et plus les frais juridiques et autres frais continueront à augmenter. Vous pouvez limiter cela en encourageant des délais rapides.
- Gardez les clauses d'arbitrage simples. Des clauses d'arbitrage complexes peuvent entraîner des batailles juridictionnelles complexes qui n'auraient pas été nécessaires avec une rédaction appropriée. Les avocats ou les avocats internes qui rédigent des clauses d'arbitrage doivent les garder courtes et aussi simples que possible.
- Utilisez le clauses types d'une grande institution d'arbitrage international quand c'est possible, comme celles du CCI, LCIA, CSC, ICDR, SIAC ou HKIAC. Ces clauses types sont bien rédigées et il existe une jurisprudence considérable justifiant leur validité juridique. Cela évitera des escarmouches juridiques inutiles concernant la compétence.
- Éviter à arbitrage si possible. Tandis que à l'arbitrage tel que l'arbitrage CNUDCI peut être très bien, il est généralement préférable d'avoir un institution d'arbitrage bien connue superviser la procédure pour s'assurer qu'elle reste sur la bonne voie et que les arbitres travaillent au mieux de leurs capacités et respectent les délais. Les frais administratifs payés à ces institutions d'arbitrage ne représentent qu'un très faible pourcentage du coût global d'un arbitrage donné, et ils sont susceptibles de plus que payer eux-mêmes en termes de rentabilité globale de la procédure d'arbitrage.
- Imposer des délais aux arbitres pour rendre une sentence définitive. Cela peut encourager un arbitre à travailler de manière plus efficace, même si le délai ne doit pas être si court que les arbitres rendent une mauvaise sentence qui pourrait être annulée à l'avenir.
- Sélectionner des arbitres disposant de suffisamment de temps pour faire leur travail correctement. Certains arbitres sont trop occupés pour suivre une affaire de près et pour s'assurer que la procédure reste sur la bonne voie. Sélectionnez celui qui a suffisamment de temps disponible.
- Essayez de vous mettre d'accord avec la partie adverse sur l'utilisation d'une langue par cas. Les arbitrages en deux langues augmentent le temps et les coûts d'une affaire donnée.
- Le président ou le président devrait être autorisé à prendre des décisions procédurales seul dans les affaires avec trois arbitres. Cela garantira qu'il n'y aura pas d'impasse au niveau du tribunal arbitral.
- Demander à ce que les réunions aient lieu par vidéoconférence. Aujourd'hui, de nombreux avocats et arbitres ont accès à du matériel de vidéoconférence. S'ils ne le font pas, certaines réunions peuvent encore avoir lieu via des solutions de visioconférence gratuites. Les audiences finales peuvent même avoir lieu par vidéoconférence, bien que ce soit rare à l'égard de tous, mais le plus petit des différends.
- Encourager le conseil juridique à exposer l'affaire le plus complètement possible au début de la procédure. Cela limitera généralement la portée des arguments soulevés dans le cas., résultant en une procédure plus efficace et donc moins coûteuse.
- Encouragez à réduire au minimum les copies papier. La plupart des documents peuvent être stockés électroniquement aujourd'hui. L'utilisation de documents électroniques et de courriels pour les échanges réduira vos coûts globaux.
- Convenir de traductions non certifiées. Il est courant dans l'arbitrage international de convenir que les traductions n'ont pas besoin d'être certifiées sauf si elles sont en litige dans l'arbitrage international.. Cela réduit considérablement les coûts dans les cas avec de nombreux documents.
- Limitez le nombre de témoins. Cela réduit les dépenses liées aux témoins et les frais de vol pour une audience finale.
- Limiter le nombre d'échanges de déclarations de témoins. Souvent, un seul échange de déclarations de témoins est requis. Étant donné que les avocats en arbitrage international peuvent consacrer beaucoup de temps à garantir l'exactitude des déclarations des témoins, le nombre limité de séries de déclarations de témoins réduira les frais juridiques du client.
- Choisissez le meilleur endroit pour les audiences. En arbitrage international, les audiences peuvent avoir lieu partout dans le monde, quel que soit le siège légal de l'arbitrage. L'endroit le plus pratique pour toutes les parties doit être choisi pour minimiser les coûts.
- Envisager d'abandonner les mémoires après l'audience. S'ils ne sont pas nécessaires, demandez à votre conseiller juridique de les éviter.
Comme de loin la plus grande dépense dans tout arbitrage est le coût du conseil juridique, assurer une représentation juridique de grande valeur avec un plafond approprié sur les frais juridiques devrait être la priorité pour un client afin de s'assurer que ses dépenses juridiques restent prévisibles et sous contrôle.
le Rapport de la Commission d'arbitrage de la CCI sur les techniques de contrôle du temps et des coûts de l'arbitrage a des conseils supplémentaires sur le contrôle du temps et des coûts des arbitrages internationaux.