În arbitrajul ICC, la transmiterea dosarului cauzei de către Secretariatul ICC la tribunalul arbitral (Articol 16 din Regulile de arbitraj ale ICC), prima sarcină pentru un tribunal arbitral este întocmirea Termenilor de referință.

Conform Articol 23(1) din Regulile de arbitraj ale ICC, Termenii de referință corespund unui document care oferă un cadru pentru întregul arbitraj „pe baza de documente sau în prezența părților și în lumina celor mai recente observații ale acestora.“

Pregătirea acestuia urmează o logică de colaborare între părți și tribunalul arbitral, cu toate că, întotdeauna sub supravegherea tribunalului arbitral. Participarea activă a părților și deschiderea la un consens este, prin urmare, important.

Este regretabil că părțile iau uneori pregătirea Termenilor de referință pentru un câmp de luptă. După cum este exprimat în Ghidul secretariatului de arbitraj al ICC, „scomportamentul uch este în general nejustificat, întrucât pozițiile părților pot fi protejate, de regulă, prin rezervări adecvate.“[1] De asemenea, tribunalul arbitral este prudent cu privire la natura consensuală a Termenilor de referință și „evitați pur și simplu să insistați și să împingeți prin propriile idei acolo unde o parte își exprimă îngrijorarea sau obiecțiile justificate. Mai degraba, ar trebui să încerce să creeze un consens între toți cei implicați prin persuasiune și / sau adaptarea proiectului într-un mod care să înlăture elementele contencioase sau să clarifice faptul că acestea vor fi hotărâte în arbitraj.“[2]

Conținutul Termenilor de referință

Deși Regulile de arbitraj ale ICC nu necesită nicio formă specifică pentru Termenii de Referință, ele impun o serie de informații care trebuie să fie abordate acolo. Aceste informații obligatorii sunt enumerate în Articol 23(1) din Regulile de arbitraj ale ICC după cum urmează:

1. A) numele în întregime, Descriere, adresa și alte date de contact ale fiecăreia dintre părți și ale oricărei persoane(s) reprezentând o parte în arbitraj;
2. b) adresele la care se pot face notificări și comunicări apărute în cursul arbitrajului;
3. c) un rezumat al revendicărilor părților și al ajutorului solicitat de fiecare parte, împreună cu sumele creanțelor cuantificate și, în măsura în care este posibil, o estimare a valorii monetare a oricărei alte creanțe;
4. d) cu excepția cazului în care tribunalul arbitral o consideră inadecvată, o listă de probleme care trebuie determinate;
5. e) numele în întregime, adresa și alte date de contact ale fiecăruia dintre arbitri;
6. f) locul arbitrajului; și
7. g) detalii ale normelor procedurale aplicabile și, dacă este cazul, referire la puterea conferită tribunalului arbitral de a acționa ca compozitor amiabilsau să decidă , Precum și binele.

în plus, părțile și tribunalul arbitral pot include informații suplimentare. Informații suplimentare sugerate în Ghidul secretariatului de arbitraj al ICC[3] este după cum urmează:

• un rezumat al istoricului procedural până în prezent;
• orice alte probleme referitoare la constituirea tribunalului arbitral și trimitere la orice acorduri între părți în această privință, cum ar fi un acord privind procesul de selecție a președintelui unui tribunal arbitral de trei membri;
• dacă nu este cuprins în clauza de arbitraj, referire la orice acord ulterior al părților cu privire la limba de arbitraj, locul arbitrajului, și orice alte aspecte procedurale;
• un citat al întregului acord de arbitraj și clauza de alegere a legii, dacă este cazul;
• o indicație explicită a versiunii aplicabile a Regulilor.

Limita, Semnarea termenilor de referință și aprobarea acestora de către Curtea ICC

Conform Articol 23(2) din Regulile de arbitraj ale ICC, Termenii de referință se completează în termen 30 zile de la data transmiterii Secretariatului ICC la tribunalul arbitral al dosarului.

Din perspectivă practică, secretariatul ICC „scrisoarea de întâmpinare trimisă cu dosarul cauzei va aminti tribunalului arbitral că termenul începe la această dată. In practica, Curtea nu solicită să i se transmită Termenul de Referință semnat în acest termen, ci consideră că termenul a fost îndeplinit odată ce toate părțile și arbitrii au semnat documentul, chiar dacă Secretariatul nu a primit originalul de atunci.“[4]

Odată finalizat, pentru a confirma natura colaborativă a Termenilor de referință, Articol 23(2) din Regulile de arbitraj ale ICC prevede că acestea vor fi semnate de părți și de tribunalul arbitral. La semnătură, acestea sunt transmise Curții ICC pentru aprobare. O astfel de aprobare declanșează începerea termenului implicit de șase luni în temeiul articolului 31(1) din Regulile de arbitraj ale ICC pentru emiterea unui premiu final.

Modificarea condițiilor de referință și noile revendicări

Regulile ICC nu prevăd modificarea Termenilor de referință, deoarece toate modificările semnificative care ar putea apărea în cursul arbitrajului pot fi înregistrate printr-un simplu schimb de corespondență:

Regulile nu menționează dacă și în ce circumstanțe se pot modifica termenii de referință. Secretariatul a considerat, de regulă, că modificările sunt rareori, daca vreodata, Necesar. Dacă există o schimbare semnificativă a procedurii sau a domeniului de aplicare a cererilor și problemelor care trebuie abordate în arbitraj, acea schimbare poate fi înregistrată pur și simplu printr-un schimb de corespondență sau printr-un ordin al tribunalului arbitral.[5]

în plus, în temeiul articolului 23(4) din Regulile de arbitraj ale ICC, odată ce Termenii de Referință sunt semnate sau aprobate de Curtea ICC, „nicio parte nu va formula noi cereri care nu se încadrează în limitele Termenilor de referință decât dacă a fost autorizată să facă acest lucru de către tribunalul arbitral, care va lua în considerare natura acestor cereri noi, stadiul arbitrajului și alte circumstanțe relevante.“

În acest sens, Ghidul secretariatului explică în continuare că „dacă tribunalul arbitral a decis să autorizeze includerea unei noi cereri [...], această decizie poate fi înregistrată pur și simplu într-o ordine de procedură sau corespondență fără a fi necesară modificarea Termenilor de referință, cu excepția cazului în care legea de la locul arbitrajului impune altfel. Orice astfel de modificare ar trebui să fie consemnată, de asemenea, în rezumatul procedurii incluse în următoarea atribuire a tribunalului arbitral în cauză.“[6]

Zuzana Vysudilova, Aceris Law LLC

[1] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), p. 241, ¶ 3-831.

[2] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), p. 241, ¶ 3-831.

[3] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), pp. 248-249, ¶ 3-859.

[4] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), p. 251, ¶ 3-871.

[5] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), pp. 252-253, ¶ 3-877.

[6] J. Prăji, S. Greenberg, F. Mazza, Ghidul Secretariatului pentru Arbitrajul ICC (2012), p. 253, ¶ 3-878.