Istnieje wiele sposobów na zminimalizowanie kosztów arbitrażu międzynarodowego, niektóre z nich znajdują się bezpośrednio pod kontrolą stron sporu, takie jak wybór radcy prawnego. Wiele innych jest bezpośrednio pod kontrolą prawników i arbitrów, nad którym klient nie ma bezpośredniej kontroli, ale może wpływać pośrednio przez swojego radcę prawnego.
Poniższa lista wyjaśnia, w jaki sposób klienci mogą obniżyć koszty arbitrażu międzynarodowego, zorganizowane pod względem prawdopodobnej wielkości wpływu na ograniczenie ogólnych wydatków prawnych.
- W miarę możliwości staraj się rozwiązać spór. Jeśli spór można rozwiązać na uczciwych warunkach, obie strony wyraźnie drastycznie zmniejszą wydatki prawne. Powinni próbować to zrobić, gdy tylko jest to możliwe.
- Zapewnij jednego arbitra zamiast trzech arbitrów w celu rozwiązania sporu. Zmniejszy to kwotę wypłacaną arbitrom o około 2/3. Podczas gdy arbitrzy stanowią tylko niewielką część kosztów arbitrażu międzynarodowego, nie ma potrzeby posiadania trzech arbitrów w przypadku arbitrażu międzynarodowego, który nie jest złożony.
- Użyj doświadczonego i opłacalni prawnicy. Ankiety pokazują, że 74% ustalono, że koszty stron w danym arbitrażu można przypisać opłatom prawnym. Ponieważ opłaty prawne stanowią ogromną większość kosztów arbitrażu międzynarodowego, zmniejszy to ograniczenie kosztów, z matematycznego punktu widzenia, mają jak dotąd największy wpływ na jego redukcję. Klienci powinni aktywnie porównywać wartość usług prawnych oferowanych przez wiele kancelarii prawnych przed skorzystaniem z pomocy prawnej arbitra. Powinny także nalegać, aby przed formalnym zaangażowaniem reprezentacji prawnej wprowadzić maksymalny pułap opłat prawnych, co pozwoli klientowi poznać prawdziwy koszt międzynarodowego arbitrażu, który zapłaci z góry. Klienci mogą również prosić o ograniczenia na każdym etapie arbitrażu międzynarodowego, i powinni upewnić się, że prawnicy mają znaczne wcześniejsze doświadczenie arbitrażowe, ponieważ procedury różnią się bardzo od postępowań sądowych. Wyspecjalizowane kancelarie arbitrażowe, takie jak Aceris Law, które pobierają bardziej konkurencyjne opłaty prawne, mogą zostać wykorzystane do obniżenia tego kosztu.
- Posługiwać się przyspieszone klauzule arbitrażowe w kontraktach, których łączna wartość wynosi USD 500,000 lub mniej. Strony mniejszych umów powinny stosować przyspieszone klauzule arbitrażowe, które ograniczają czas i dostępne mechanizmy proceduralne, z których mogą korzystać obie strony’ doradca w przypadku wystąpienia sporu prawnego. Zasady przyspieszonego arbitrażu mają na celu umożliwienie szybkiego przeprowadzenia arbitrażu i mogą obejmować przepisy ograniczające czas trwania sporu. Strony mogą również uzgodnić przyspieszony arbitraż po powstaniu sporu, chociaż jest to trudniejsze.
- Rozważ użycie fundatorzy zewnętrzni zapłacić za twoją sprawę. Zewnętrzni sponsorzy pokryją do 100% kosztów danej sprawy. Istnieje znaczna wada, jednak, a mianowicie, że zatrzymają duży procent całkowitej kwoty, którą faktycznie otrzymałeś. Jest to również bardzo czasochłonny proces uzyskiwania finansowania od stron trzecich we wszystkich przypadkach z wyjątkiem największych. Alternatywą dla finansowania przez osoby trzecie jest zwrócenie się do radcy prawnego o rozpatrzenie sprawy za pełną lub częściową opłatą za sukces, chociaż prawnicy arbitrażowi w niektórych jurysdykcjach mogą podlegać ograniczeniom nałożonym przez ich przepisy dotyczące adwokatów w odniesieniu do możliwości opłat za sukces.
- Podkreśl znaczenie unikania rozwidlenia arbitrażu prowadzonego przez twojego adwokata, chyba że naprawdę ograniczy to liczbę kwestii prawnych, które zostaną podjęte. Zbyt często, rozwidlenie lub trifurkacja arbitrażu międzynarodowego powoduje dodatkowe koszty postępowania arbitrażowego, w efekcie zapewniając, że zamiast jednego arbitrażu odbywającego się, zamiast nich odbywają się dwa lub trzy arbitraży o podobnym czasie trwania. Zawsze należy unikać rozwidlenia, chyba że istnieje realna możliwość, że podzielenie postępowania arbitrażowego na osobne części spowoduje bardziej opłacalne postępowanie.
- Zachęcaj swojego prawnika do wyboru opłacalnych ekspertów. Jak prawnicy, stawki pobierane przez ekspertów kwantowych, i niektórzy eksperci prawni, różnią się znacznie, często z niewielką korelacją z wartością świadczonych usług. Koszt ekspertów kwantowych często dochodzi do setek tysięcy USD lub więcej. Zachęcaj swojego prawnika, aby rozglądał się za wysokiej jakości ekspertami kwantowymi i przedstawiał Ci wiele ofert na swoje usługi, dzięki czemu możesz wybrać taki, który jest wysoko wykwalifikowany, ale także opłacalny. Jeśli ekspert kwantowy lub prawny nie jest potrzebny w twojej sprawie, nie korzystaj z niego.
- Dokonaj przeglądu umowy o arbitraż ze stroną przeciwną, gdy arbitraż się pojawi. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony zmieniły warunki umowy arbitrażowej po rozpoczęciu postępowania arbitrażowego lub gdy wydaje się, że może powstać spór. Aby obniżyć koszty, na przykład, dwie strony mogą zgodzić się na wyznaczenie jednego arbitra, a nie trzech arbitrów, zgodnie z umową o arbitraż.
- Jeśli przesłuchanie nie jest konieczne, zasugeruj swojemu prawnikowi, aby nie było rozprawy lub by rozprawa była ograniczona czasowo. Rozprawa ustna nie jest wymagana w międzynarodowym postępowaniu arbitrażowym, a każdy dzień przesłuchań znacznie podnosi koszty. Można to ograniczyć za zgodą stron.
- Poproś o ograniczenie w zakresie produkcji dokumentów lub braku produkcji dokumentów w ogóle. Koszty produkcji dokumentów mogą wymknąć się spod kontroli, co powoduje odkrycie w stylu amerykańskim, które znacznie i niepotrzebnie podnosi opłaty prawne. Poproś swojego radcę prawnego o zasugerowanie ograniczenia produkcji dokumentów na początku sprawy, chyba że uczciwie uważasz, że strona przeciwna posiada dokumenty, które mogą mieć wpływ na wynik twojej sprawy. Kiedy przewidziano produkcję dokumentów, przydatne może być zasugerowanie, że należy przestrzegać przydatnych zasad IBA dotyczących przeprowadzania dowodów w międzynarodowym arbitrażu.
- Zachęcaj do ograniczenia długości pisemnych wniosków. Stało się zbyt powszechne, aby zgłoszenia prawne w arbitrażu międzynarodowym mogły być wyświetlane na setkach stron. Podczas gdy radca prawny oskarżonych stojących przed szeregiem argumentów prawnych przez prawników powoda może nie mieć innego wyjścia, jak odpowiedzieć na obszerne oświadczenia za pomocą obszernych oświadczeń, takie długie zgłoszenia są często niepotrzebne. Aby uniknąć groźby przepełnienia prawa, strony mogą wspólnie zgodzić się na ograniczenie liczby stron na jedno zgłoszenie, na przykład do 100 stron na przesłanie, na początku sprawy.
- Ogranicz liczbę rund pisemnych zgłoszeń. Mimo że obie strony często przydają się na dwie rundy składania wniosków, rzadko potrzebne są kolejne rundy pisemnych wniosków.
- Upewnij się, że Twój prawnik unika niepotrzebnej korespondencji. Jeśli korespondencja Twojego prawnika nie ma żadnego sensu, może nie być konieczne wysłanie go. Przypomnij o tym swojemu adwokatowi ds. Arbitrażu, aby uniknąć groźby przepełnienia prawa.
- Wybierz doświadczonych międzynarodowych arbitrów. Podobnie jak niedoświadczeni prawnicy, niedoświadczeni arbitrzy międzynarodowi mogą nie dopilnować, aby procedura arbitrażowa przebiegała zgodnie z planem. Znacznie gorzej, mogą popełnić błąd proceduralny, który pozwala na uchylenie wyroku arbitrażowego po jego wydaniu. Klient powinien wybrać arbitra, który ma dużą wiedzę na temat arbitrażu międzynarodowego i ma dobre umiejętności zarządzania sprawami. Dodatkowe sugestie dotyczące wyboru arbitrów, a także narzędzia do ich znajdowania, są dostępne na tej stronie.
- Upewnij się, że Twój radca prawny ma nowoczesny i zorganizowany system odzyskiwania dokumentów i pomóż swojemu prawnikowi, zapewniając najodpowiedniejsze dokumenty z jasnym wyjaśnieniem ich znaczenia. Pozwoli to ograniczyć czas potrzebny Twojemu doradcy arbitrażowemu na znalezienie i przejrzenie dokumentów.
- Zachęcaj arbitra i stronę przeciwną do wyrażenia zgody na krótkie i realistyczne terminy. Im dłuższy arbiter lub strony, im dłużej trwa arbitraż, tym więcej opłat prawnych i innych kosztów będzie nadal naliczanych. Możesz to ograniczyć, zachęcając do szybkiego ograniczenia czasu.
- Uprość klauzule arbitrażowe. Złożone klauzule arbitrażowe mogą powodować skomplikowane bitwy jurysdykcyjne, które byłyby niepotrzebne przy właściwym opracowaniu. Prawnicy lub doradcy wewnętrzni opracowujący klauzule arbitrażowe powinni je skracać i możliwie najprostsze.
- Użyj wzór klauzul dużej międzynarodowej instytucji arbitrażowej kiedy możliwe, takie jak te z ICC, LCIA, SCC, ICDR, SIAC lub HKIAC. Te klauzule modelowe są dobrze napisane i istnieje znaczna liczba orzeczeń uzasadniających ich ważność prawną. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych potyczek prawnych dotyczących jurysdykcji.
- Uniknąć do arbitraż, jeśli to możliwe. Podczas do arbitraż taki jak arbitraż UNCITRAL może być w porządku, zwykle lepiej jest mieć znana instytucja arbitrażowa nadzorowanie procedury w celu upewnienia się, że postępuje ona zgodnie z planem, a arbitrzy pracują najlepiej jak potrafią i dotrzymują terminów. Koszty administracyjne ponoszone na rzecz takich instytucji arbitrażowych stanowią bardzo mały procent całkowitego kosztu danego arbitrażu, i najprawdopodobniej zapłacą więcej niż tylko pod względem ogólnej opłacalności postępowania arbitrażowego.
- Nakładaj na arbitrów terminy na wydanie ostatecznego wyroku. Może to zachęcić arbitra do wydajniejszej pracy, chociaż termin ten nie powinien być tak krótki, aby arbitrzy przyznawali słabe orzeczenia, które mogłyby zostać unieważnione w przyszłości.
- Wybierz arbitrów z wystarczającą ilością czasu, aby właściwie wykonać swoją pracę. Niektórzy arbitrzy są zbyt zajęci, aby uważnie śledzić sprawę i zapewnić, że procedura będzie przebiegać zgodnie z planem. Wybierz osobę, która ma wystarczająco dużo czasu.
- Spróbuj uzgodnić ze stroną przeciwną użycie jednego języka dla każdej sprawy. Arbitraż w dwóch językach zwiększa czas i koszty danej sprawy.
- Przewodniczący lub przewodniczący powinien być uprawniony do samodzielnego podejmowania decyzji proceduralnych w sprawach dotyczących trzech arbitrów. Zapewni to, że nie będzie blokady na poziomie trybunału arbitrażowego.
- Poproś o spotkanie w formie wideokonferencji. Dzisiaj, wielu prawników i arbitrów ma dostęp do sprzętu do wideokonferencji. Jeśli nie, niektóre spotkania mogą nadal odbywać się za pośrednictwem bezpłatnych rozwiązań wideokonferencyjnych. Ostatnie przesłuchania mogą odbywać się nawet za pośrednictwem wideokonferencji, chociaż jest to rzadkie w odniesieniu do wszystkich sporów z wyjątkiem najmniejszych.
- Zachęcaj radcę prawnego do jak najdokładniejszego przedstawienia sprawy na początku postępowania. Zazwyczaj ogranicza to zakres argumentów podnoszonych w sprawie, co skutkuje bardziej wydajnymi, a zatem tańszymi postępowaniami.
- Zachęcaj do utrzymywania kopii papierowych na minimalnym poziomie. Większość dokumentów można dziś przechowywać elektronicznie. Korzystanie z dokumentów elektronicznych i poczty e-mail do wymiany zmniejszy ogólne koszty.
- Zgadzam się na tłumaczenia niecertyfikowane. W arbitrażu międzynarodowym powszechne jest ustalanie, że tłumaczenia nie muszą być uwierzytelniane, chyba że są przedmiotem sporów w arbitrażu międzynarodowym. Zmniejsza to znacznie koszty w przypadku wielu dokumentów.
- Ogranicz liczbę świadków. Zmniejsza to wydatki związane ze świadkami i koszty ich przelotu do ostatecznego przesłuchania.
- Ogranicz liczbę wymian zeznań świadków. Często, wymagana jest tylko jedna wymiana zeznań świadków. Ponieważ prawnicy w międzynarodowym arbitrażu mogą poświęcić znaczną ilość czasu na upewnienie się, że zeznania świadków są dokładne, ograniczenia liczby rund zeznań świadków zmniejszą koszty prawne klienta.
- Wybierz najlepszą lokalizację na przesłuchania. W międzynarodowym arbitrażu, przesłuchania mogą odbywać się w dowolnym miejscu na świecie, niezależnie od siedziby arbitrażu. Należy wybrać najwygodniejsze miejsce dla wszystkich stron, aby zminimalizować koszty.
- Zastanów się nad porzuceniem majtek po przesłuchaniu. Jeśli są niepotrzebne, zażądać od twojego radcy prawnego zasugerowania, aby ich uniknąć.
Zdecydowanie największym wydatkiem w jakimkolwiek arbitrażu jest koszt porady prawnej, zapewnienie reprezentacji prawnej o wysokiej wartości z odpowiednim pułapem opłat prawnych powinno być priorytetem dla klienta, aby zapewnić, że wydatki prawne pozostaną przewidywalne i pod kontrolą.
ten Raport Komisji Arbitrażowej ICC na temat technik kontroli czasu i kosztów w arbitrażu ma dodatkowe porady dotyczące kontroli czasu i kosztów arbitrażu międzynarodowego.